Book møde

Når du har fundet og udvalgt de ansøgere, du gerne vil tale nærmere med, kan du via Emply Project invitere dem til møde eller en personlig samtale.
Systemet giver dig forskellige muligheder til dette - du kan vælge at invitere én ansøger ad gangen eller flere på samme tid, således at du kun skal oprette én begivenhed, men med forskellige tidspunkter til ansøgerne. De tidspunkter du opretter, kan du vælge om skal tildeles på forhånd eller om ansøgerne selv skal have mulighed for at vælge det tidspunkt, der passer dem bedst ud fra en liste af tidspunkter, som du har oprettet.

 

1. Marker de ansøgere du ønsker at invitere til samtale.

2. Klik på ikonet for "Begivenhed".

 

Event

3. Opret en begivenhed.


Privat:
Vælg om begivenheden skal være privat eller ikke - hvis begivenheden er privat, er den kun synlig for deltagere, der tilknyttet begivenheden.

Titel: Giv begivenheden en titel f.eks. 1. samtale (denne titel vil blive vist overfor ansøgerne). 

Beskrivelse: Her er det muligt at skrive en intern besked til deltagerne, da denne beskrivelse vil blive medtaget i invitationen til deltagerne.

Deltagere: Udvælg de deltagere, der skal være med til samtalerne, ved at skrive deres mailadresse eller navn (deltagerne skal være oprettet som brugere i systemet).

Påmindelse: Hvis du ønsker, er det muligt at oprette en påmindelse omkring begivenheden f.eks. dagen før.

Dato, tidspunkt og lokation: Angiv en dato, et tidspunkt (fra / til) og en lokation, hvor samtalen finder sted.

Ansøgere: Klik på ikonet for "Ansøgere"  og vælg mellem et "Åbent tidsvindue" eller én ansøger til det specifikke tidspunkt. Hvis du vælger "Åbent tidsvindue", vil ansøgeren få mulighed for at vælge imellem alle de ledige tidspunkter på listen til en samtale, men du skal oprette mere end et tidspunkt med "Åbent tidsvindue". 
Bemærk, at det er muligt at oprette så mange tidspunkter, som du måtte ønske. Ansøgerne vil ikke kunne se, hvor mange ansøgere, der er inviteret til samtale, da et valgt tidspunkt vil forsvinde fra listen, så snart det er valgt af en ansøger.

Deltagere: Klik på ikonet for "Deltagere"  og vælg, om det er alle involverede deltagere eller kun nogle af deltagerne, der skal inviteres til begivenheden. 

 

Besked

4. Send besked til ansøgeren ved at klikke på fanen "Besked".


Sprog:
Hvis I har mere end et sprog aktiveret på jeres konto, skal du sikre dig, at det er det korrekte sprog, som er valgt til beskeden.

Skabelon: Vælg fra listen, hvilken beskedskabelon du vil benytte og sikre dig, at du vælger en besked med et invitationslink ([event.invitationlink]).

Design: Hvis I har mere end ét maildesign oprettet i systemet, har du mulighed for at vælge den ønskede her.

Emne: Det er muligt at ændre teksten i emnefeltet, hvis dette ønskes. Du skal blot overskrive den eksisterende tekst med din egen.

Tekstfelt: Beskedskabelonerne oprettes ved implementeringen af Emply Project, hvis du ønsker at ændre teksten i beskeden, kan du blot redigere direkte i tekstfeltet.

Cc og Bcc: Det er muligt at sætte en bruger Cc eller Bcc på beskeden, men vær opmærksom på at brugeren vil få den samme besked, hvis du er ved at sende en invitation til flere kandidater på samme tid.

Vedhæft filer: Det er også muligt at vedhæfte en fil i beskeden, såfremt du ønsker at medsende et dokument til kandidaterne f.eks. et interviewskema.

Bemærk, at det er muligt at få vist en demo af beskeden inden den sendes, ved at klikke på knappen "Demo".


Status

5. Klik på fanen "Status" og vælg den status ansøgerne skal have efter invitationen til samtale.

6. Klik på "Udfør".

Når du har klikket på "Udfør", gør systemet følgende:

  1. Sender en invitation til deltagerne.
  2. Sender en invitation til ansøgerne, hvor de bliver bedt om at vælge et tidspunkt eller bekræfte det tidspunkt de er blevet inviteret til.
  3. Når en ansøger accepterer eller afviser en invitation, får projektlederen besked om dette af systemet.

Hvis du klikker på fanen "Kalender" fra projekt oversigtsiden, kan du også se om ansøgerne har accepteret, afvist eller ikke besvaret invitationen til begivenheden.