Gør rekrutteringsprocessen nemmere med opgavelister

Det er nu muligt at gøre rekrutteringsprocesserne endnu nemmere og mere overskuelige med det helt nye modul med opgavelister.

I Emply løsningen har I mulighed for at oprette diverse opgaverlister, der kan tilknyttes den enkelte rekruttering, når disse oprettes. Opgavelisten giver et overblik over hvor langt I er med rekrutteringsprocessen, samt hjælper med at huske de forskellige opgaver, der er forbundet med rekrutteringen.
Opgaverne i opgavelisten tildeles automatisk til den relevante person i forhold til den enkelte rekruttering, således at f.eks. den ansættende leder automatisk får en opgave, der fortæller brugeren at de skal påbegynde håndteringen af ansøgningerne.

Det vil sige, opgaverlisterne hjælper med at håndtere rekrutteringen fra projektets oprettelse til en kandidat ansættes og projektet afsluttes.

 

Kom i gang med brugen af opgavelister

Oprettelse af en opgaveliste

1. Gå til Opgavelister i Opsætningsmenuen

2. Klik på "Ny opgaveliste" og angiv en titel

opgaveliste.png

3. Klik på opgavelisten

4. Klik på "Ny opgave"

Opgave.png


Opgave
Titel: Angiv en titel for opgaven

Ansvarlig: Vælg hvem der skal være ansvarlig for opgaven. Der kan vælges en fast brugere eller Projektleder, eller andre Brugervælger felter fra projetdata

Forfaldsdato: Sæt en forfaldsdato, såfremt den ansvarlige kun skal have et specifikt antal dage til at udføre opgaven

Påmindelse: Sæt en påmindelse, hvis den ansvarlige skal have en påmindelse før opgaven er til forfald

Beskrivelse: Tilføj en beskrivelse til opgaven, hvis selve opgaven har brug for at blive beskrevet yderligere

Trigger
Tildel (dato): Angiv hvornår opgaven skal tildeles til den ansvarlige

Efter udførelse af: Vælg hvornår opgaven skal triggers, altså hvilken opgave skal udføres før denne opgave skal tildeles.
Er det den første opgave, så kan der vælges mellem "Projektet oprettet/godkendt" eller "Ansøgningsfrist". 

Notifikation
Vælg hvornår systemet skal sende en notifikation via mail til den ansvarlige. Skal det være omgående, inden 24 timer eller slet ikke.  

Det er også muligt at tilknytte beskeder, der automatisk skal sendes samtidigt med en opgave tildeles. Denne funktion kan bl.a. benyttes til at sende yderligere information til den ansvarlige omkring opgaven.

5. Klik på "Ny besked"

Besked.png

Besked
Layout: Vælg det email layout, der skal benyttes

Emne: Angiv en tekst i emnefeltet på beskeden

Modtagere: Vælg hvem der skal være modtagere af beskeden. Der kan vælges en fast brugere eller Projektleder, samt andre Brugervælger felter fra projetdata. Derudover kan der angives en ekstern mailadresse, hvis beskeden skal sendes til en mailadresse, der ikke er tilknyttet en bruger i løsningen

Tekstfelt: Angiv selve beskedens indhold

Prædefineret data: Indsæt dynamiske data i tekstfeltet, hvis der er noget data, der automatisk skal flettes ind i beskeden ved afsendelse

Trigger
Tildel (dato): Angiv hvornår opgaven skal tildeles til den ansvarlige

Efter udførelse af: Vælg hvornår opgaven skal triggers, altså hvilken opgave skal udføres før denne opgave skal tildeles.
Er det den første opgave, så kan der vælges mellem "Projektet oprettet/godkendt" eller "Ansøgningsfrist". 


6. Opgavelisten er nu oprettet. Vælg om det skal være obligatorisk at tilknytte en af de oprettede opgavelister hver gang der oprettes et projekt.

overblik.png

Bemærk, det er også muligt at sætte en adgang på opgavelisten, således at den kun kan vælges af nogle brugere.

 

Tilknyt en opgaveliste på et projekt

1. Vælg den ønskede opgaveliste på Opsætningsfanen*

v_lg_opgaveliste.png

*se artiklen "Opret nyt projekt", hvis du er i tvivl om hvordan et projekt oprettes

2. Under fanen Opgaver vil alle aktuelle og kommende opgaver nu blive vist

overblik_projekt.png

Når opgaven "Påbegynd kandidathåndteringen" afsluttes, vil den næste opgave automatisk blive tildelt til den ansvarlige.