Opret/rediger fraværsskabeloner

I denne artikel kan du læse hvordan du opretter eller redigere i skabeloner til ferie/fraværsmodulet. En fraværsskabelon definere hvilke fraværstyper og feriedage som den enkelte medarbejder skal have.

 

Gå til "Skabeloner" via "Indstillinger" i hovedmenuen og klik på "Fravær"

Frav_r.png

I dette view kan man se hvilke fraværsgrupper man allerede har oprettet og kan benytte. Hver gruppe definere hvilke godtgørelser, fraværstyper og brugerdefinerede fridage, som den enkelte medarbejder kan tildeles. Det er altså denne gruppe, der f.eks. definere hvor mange feriedage medarbejderen tildeles hvert ferieår.

For at oprette en ny gruppe, skal man starte med at oprette en godtgørelse, herefter nogle fraværstyper og evt. nogle brugerdefinerede fridage.

  1. Opret/rediger godtgørelse
  2. Opret/rediger fraværstyper
  3. Opret/rediger brugerdefinerede fridage
  4. Opret/rediger grupper
  5. Sådan ser det ud på medarbejderprofilen

1. Godtgørelse

1.1. Klik på "Ny godtgørelse" for at oprette en godtgørelse eller...
 Godtg_relse.png

... marker og rediger en eksisterende godtgørelse.

1.2. Udfyld detaljer om godtgørelsen

godtg_relse_1.png

Sprog: Vælg om denne skal være tilgængelig på flere sprog.

Titel: Angiv en titel, f.eks. Feriedage. Denne vises på medarbejderprofilen.

Intern beskrivelse: Angiv her en intern beskrivelse, såfremt der er forskellige godtgørelser med samme titel.

Type: Vælg om godtgørelsen skal vises i dage eller i timer.

1.3. Opsæt en eller flere regler for optjening og brug

godtg_relse_2.png

Start optjeningsår: Angiv hvornår optjeningen af f.eks. feriedage starter.

Start ferieår: Angiv hvornår de optjente feriedage er tilgængelige for medarbejderen

Tildelte dage: Angiv hvor mange dage/timer medarbejderen skal tildeles og hvor ofte - hver dag, hver måned eller hvert år.

Se eksempel på hvordan feriereglerne ser ud i Danmark 2020.

Når ovenstående er defineret, kan du sætte yderligere indstillinger:

  • Om godtgørelsen skal rundes op til næste hele dag ved afslutning af det optjenende år
  • Om der automatisk skal fratrækkes dage fra medarbejdere, der ikke har været ansat i hele optjeningsperioden
  • Om det er tilladt for medarbejderen at have negativ godtgørelse (altså gå i minus)
  • Om restferie må overføres til næste år, samt hvor meget og om restferien har en udløbsdato

Bemærk, selvom der oprettes flere regler, så er det kun muligt at have et aktivt ferieår ad gangen.

1.4. Klik på Gem for at gemme godtgørelsen

Eksempel på opsætning af feriereglerne i Danmark 2020

Ændringer i den danske ferielov træder i kraft i 2020 og disse ændringer kan du håndtere på denne måde. I dette tilfælde har du brug for 2 regler. 

Den første regel "16.64 tildelte dage hvert år" tildeles medarbejderen d. 1. maj 2020. Disse dage blev optjent i perioden januar 2019 til december 2019.

eksempel_DK.png

Den anden regel "2.08 tildelte dage hver måned" starter d. 1. september 2020. Det samme gør optjeningen, hvilket i dette tilfælde betyder, at du hver måned optjener 2.08 dage som du kan benytte måneden efter.

ferie_dk_2.png

 

2. Fraværstyper

2.1. Klik på "Ny fraværstype" for at oprette en fraværstype eller...

frav_rstype.png

... marker og rediger en eksisterende fraværstype

2.2. Angiv de grundlæggende info 

Grundl_ggende_info_2.png

Sprog: Vælg om denne skal være tilgængelig på flere sprog.

Titel: Angiv fraværstypens titel. Denne ser medarbejderne, når de kan registrere fravær.

Træk fra en godtgørelse: Vælg om der skal fratrækkes dage/timer fra en godtgørelse, f.eks. Feriedage.

Icon: Vælg hvilket ikon denne fraværstype skal have. Denne ser medarbejderne, når de kan registrere fravær.

Color: Vælg hvilken farve ikonet skal have. Denne ser medarbejderne, når de kan registrere fravær.

2.3. Angiv indstillingerne for denne fraværstype

Indstillinger_2.png

Intern beskrivelse: Angiv her en intern beskrivelse, såfremt der er forskellige fraværstyper med samme titel.

Varighed: Vælg hvordan fraværstypen kan registreres - Hele dage, halve dage eller pr. time.

Type: Vælg hvilken type denne fraværstype er - Fravær, ferie eller i arbejdsøjemed 

Når typen er defineret, kan du sætte yderligere indstillinger:

  • Om fraværstypen skal godkendes af en leder, når en medarbejder benytter denne
  • Om fraværstypen kræver dokumentation, når en medarbejder benytter denne

Notificer medarbejdere: Tilføj nogle medarbejdere her og de vil automatisk få en notifikation, når en medarbejder registrerer fravær med denne fraværstype.

2.4. Klik på Gem for at gemme fraværstypen

 

3. Brugerdefinerede fridage

3.1. Klik på "Ny fridag" for at oprette en brugerdefineret fridag eller...

Br_fridag.png

... marker og rediger en eksisterende fridag

Brugerdefinerede fridage benyttes kun til ekstraordinærere fridage, som f.eks. ikke er en national-, bank- eller overenskomstmæssig fridag.

3.2. Udfyld detaljer om fridagen

Br_fridag_pop-up.png

Sprog: Vælg om denne skal være tilgængelig på flere sprog.

Dato: Angiv den specifikke dato for denne fridag.

Når datoen er angivet, kan du sætte yderligere indstillinger:

  • Bestem varigheden af denne fridag - Hel dag, halv dag (Morgen) eller halv dag (Aften)
  • Bestem om fridagen skal gentages hvert år på samme dato
  • Bestem om fridagen skal blokeres i medarbejdernes kalender

Titel: Angiv fridagens titel. Denne ser medarbejderne f.eks. i deres kalender.

Intern beskrivelse: Angiv her en intern beskrivelse, såfremt der er forskellige fridage med samme titel.

Træk fra en godtgørelse: Vælg om der skal fratrækkes dage/timer fra en godtgørelse, f.eks. Feriedage.

3.3. Klik på Gem for at gemme fridagen

 

4. Grupper

Når du har oprettet godtgørelserne, fraværstyperne og evt. nogle brugerdefineret, er du klar til at definere din virksomheds forskellige fraværsgrupper. Hver medarbejder tilhører en af grupperne.

4.1. Klik på "Ny gruppe" for at oprette en ny gruppe eller...

Grupper.png

... marker og rediger en eksisterende gruppe
 

4.2. Angiv de grundlæggende info 

Grundl_ggende_info_grupper.png

Titel: Angiv gruppens titel, f.eks. Funktionær. Denne kan ses på medarbejderprofilen.

Intern beskrivelse: Angiv her en intern beskrivelse, såfremt der er forskellige grupper med samme titel.

4.3. Tildel gruppen de ønskede fraværstyper

Frav_rstypper_grupper.png

4.4. Vælg valg og tildel de ønskede bank fridage

Bank_grupper.png

4.5. Tildel gruppen de ønskede brugerdefinerede fridage

Br_fridage_grupper.png


4.6. Angiv en adgang
Denne sættes, såfremt kun visse afdelinger eller roller må vælge denne gruppe på en medarbejder.

Adgang_grupper.png

4.7. Klik på Gem for at gemme gruppen

Din ferie/fraværs gruppe er nu oprettet og kan tildeles til medarbejdere i din virksomhed.

5. Sådan ser det ud på medarbejderprofilen

Frav_r_medarbejder.png