Kandidaten uitnodigen voor een gesprek

Wanneer je klaar bent met het selectieproces, bijvoorbeeld met behulp van zoeken en screenen, houd je een aantal kandidaten over die je wilt uitnodigen voor een eerste gesprek. Als de volgorde waarin je de kandidaten uitnodigt niet uitmaakt, biedt Emply de mogelijkheid om meerdere kandidaten uit te nodigen met een specifieke datum en tijdstip. Wanneer een tijdstip niet meer beschikbaar is omdat deze al gekozen is, zal deze niet meer zichtbaar zijn voor de andere kandidaten. De kandidaten kunnen niet zien wie of hoeveel kandidaten er zijn uitgenodigd.

  1. Selecteer de kandidaten die je wilt uitnodigen door de checkbox onder markeren aan te klikken. 
  2. Een aantal iconen zal verschijnen, klik op de kalender.Kandidaten_uitnodigen.png
  3. Maak een evenement.Kandidaten_uitnodigen1.png

 

 

Privé: Bepaal of een evenement privé is of niet – als het evenement privé is dan is het alleen zichtbaar voor de deelnemers van het evenement.

Titel: Vul een titel in voor het evenement bijvoorbeeld eerste gesprek. Deze titel is zichtbaar voor de kandidaten.

Interne beschrijving: hier kun je een bericht schrijven die alleen voor intern gebruik is. Dit bericht wordt gestuurd naar alle deelnemers van het evenement.

Deelnemers: Selecteer de deelnemers door in het veld het e-mailadres of naam te typen (deelnemers moeten een gebruiker zijn in het systeem). Deelnemers die aan het project zijn toegevoegd, staan hier al. Als je niet wilt dat zij een uitnodiging ontvangen, kun je ze met het rode kruisje verwijderen.

Herinnering: wanneer je wilt dat er een herinnering wordt verstuurd, kun je dit hier invoeren. Zowel de deelnemers als de kandidaten zullen deze herinnering ontvangen. Wanneer kandidaten een herinnering moeten ontvangen over het gesprek, dan adviseren we je dat de herinnering wordt aangemaakt onder “Berichten”, in het Instellingenmenu.

Dag, Tijd en Locatie: vul hier de datum, tijd en locatie in van het gesprek.

Kandidaten: Klik op het icoon voor kandidaten blobid8.png en kies tussen “Open tijdslot” of een kandidaat voor de specifieke datum. Wanneer je kiest voor “Open tijdslot” dan kan de kandidaat kiezen tussen beschikbare data voor een gesprek via een lijst. Deze moet dan wel aangemaakt zijn. Merk op dat je zoveel dagen met een “Open tijdslot” kunt maken. De kandidaten hebben hier geen toegang tot, zodra er een datum is gekozen zal deze niet meer beschikbaar zijn.

Deelnemers: Klik op het icoon voor “Deelnemers” mceclip2.png en kies hier welke deelnemer (s) uitgenodigd moet worden voor dit specifieke evenement.

  1. Bericht
  2. Stuur berichten naar kandidaten door op de tab “Bericht” te klikken bovenin het menu. Kandidaten_uitnodigen2.png

 

 

Taal: Wanneer je meer dan een taal actief hebt, kun je de taal kiezen voor het bericht.

Template: Kies hier het bericht wat je wilt versturen en zorg ervoor dat de uitnodigingslink in het bericht is opgenomen. Het geselecteerde bericht zal naar de kandidaten worden verstuurd.

Ontwerp: Wanneer je meer dan een ontwerp hebt in het systeem, kun je hier het gewenste ontwerp kiezen.

Onderwerp: Het is mogelijk om het onderwerp te veranderen door hier je eigen tekst te schrijven.  

Tekstveld: De templates worden gemaakt tijdens de implementatie. Kies een template en pas deze naar wens aan.  

CC en Bcc: het is mogelijk om een deelnemer in de cc of bcc te zetten. Let erop wanneer je een bericht wil versturen naar meerdere kandidaten de deelnemer alle berichten zal ontvangen.

Bestanden toevoegen:  hier kun je een bestand toevoegen die relevant is voor de kandidaten.

Stuur als SMS: activeer deze optie wanneer je de uitnodiging als SMS wilt versturen. Wanneer je deze optie wilt gebruiken, moet in het eigen account de SMS module geactiveerd zijn.

Zie dat het mogelijk is om een voorbeeld van het bericht te zien voordat je het verstuurd naar de kandidaat.

  1. Status
  2. Klik op de tab “Status” en kies de status die de kandidaat moet hebben nadat de uitnodiging is verstuurd.Kandidaten_uitnodigen3.png

 

  1. Klik op “Uitvoeren”. Het systeem gaat: Een uitnodiging versturen naar alle deelnemers. Een uitnodiging sturen naar alle geselecteerde kandidaten inclusief een link voor het kiezen van een datum en tijdslot. Wanneer de kandidaat de uitnodiging accepteert, zal de Projectmanager een bericht ontvangen. Wanneer je in het project op “Kalender” klikt, zie je een lijst met open, geaccepteerde en geweigerde uitnodigingen.Kandidaten_uitnodigen4.png

Interne uitnodigingen

Vanuit de kalender kun je ook interne uitnodigingen sturen. Klik op “Nieuw evenement”. Vul vervolgens het formulier in.