Instellen van een automation

Als recruiter ben je altijd druk met het bekijken van kandidaten, gesprekken inplannen en taken delegeren naar medewerkers. Soms zou je willen dat dit werk automatisch zou gaan! 

Gelukkig kan dit nu met Recruitment Automation bij Emply. Met recruitment automation kun je automatische processen instellen dat wanneer het ene gebeurt (bijv. status van een kandidaat verandert), andere taken automatisch uitgevoerd worden (taak wordt aangemaakt en een bericht wordt verstuurd).

In dit artikel leggen we je uit hoe je zo’n automatische regel kan instellen.

 

Instellen van een automation

 

Om een automation in te stellen volg je onderstaande stappen:

  • Klik op het hoofdmenu
  • Klik op Instellingen
  • Klik op Automation

Automation1.png

  • Klik op Nieuwe workflow
  • Geef de nieuwe workflow een titel en een beschrijving

Automation2.png

  • Kies waar de automatisering over gaat. Je kan kiezen uit onderstaande onderdelen:

- Medewerker (indien aangeschaft)

- Kandidaat

- Vacature

- Talentenpool

Automation3.png

  • Kies wanneer de automatisering wordt geactiveerd. Je kan kiezen uit onderstaande onderdelen:

- Gecreëerd

- Geupdate

- Gepland

- Handmatig

- Verwijderd

Automation4.png

  • In de volgende stap selecteer je op basis van welke criteria deze regel gestart wordt

Automation5.png

  • Klik op Opslaan
  • Je ziet nu dat de regel is opgeslagen en dat je extra acties kan toevoegen aan deze workflow. Dit betekent dat als deze eerst regel getriggered wordt dan de acties die je nu gaat instellen uitgevoerd zullen worden.

Acties toevoegen aan de automatisering regel

Om acties toe te voegen volg je onderstaande stappen:

  • Klik op Actie toevoegen

    Automation6.png
  • Je kunt nu kiezen wat voor actie je precies wilt toevoegen. Je kunt kiezen uit onderstaande:

- Taak: je maakt een taak voor een gebruiker aan

- Bericht: je stuurt de kandidaat een bericht

- Formulier: je stuurt de kandidaat een formulier

- Verplaatsen: je verplaatst de kandidaat

  • Vul alle velden in van de actie en klik op Opslaan. 
  • Je ziet nu bij de automatisering regel dat er een actie is toegevoegd
  • Op dit moment kun je twee verschillende acties toevoegen:

Automation7.png

    • 1. Je maakt een actie aan welke volgt naar de actie die je zojuist gemaakt hebt. Deze actie wordt dan gestart wanneer de zojuist aangemaakte actie uitgevoerd is.
    • 2. Je maakt een actie aan welke net als de vorige actie getriggered wordt wanneer de regel gestart wordt.