Met formulieren werken

Om aan de slag te gaan met vacatures plaatsen is het van belang om eerst goed het fundament hiervoor in orde te maken. Om een vacature aan te maken heb je immers een vacature template nodig welke op zijn beurt weer een formulier en een bericht nodig heeft. Kortom, we gaan al deze bouwstenen eerst in orde maken alvorens we aan de slag kunnen gaan met het plaatsen van vacatures. 

In dit artikel leggen we uit hoe je een formulier kan aanmaken, deze kan vormgeven en hoe je de formulieren netjes in mappen kan stoppen en kan beheren. 

Aanmaken van een formulier

Om een formulier aan te maken volg je onderstaande stappen:

  • Klik linksboven in het menu en klik op Instellingen
  • Klik op Formulieren
  • Klik op Nieuw formulier

Afbeelding1.png

  • Voer een titel in
  • Selecteer het type formulier dat je wilt aanmaken. Je kan hierbij kiezen uit vier verschillende formulieren:
    - Formulier
    - Evaluatieformulier
    - Sollicitatieformulier
    - Werknemersformulier

Let op! Wanneer je een selectie maakt van het type formulier komt er een tekst bij te staan om je een idee te geven waar je een dergelijk formulier voor gebruikt.

  • Klik op Opslaan om het formulier aan te maken
  • Je ziet nu op de overzichtspagina het door jouw aangemaakte formulier 

Opmaken van het formulier

Nu je een formulier hebt gecreëerd is het de bedoeling dat je deze gaat opmaken zodat je deze kan inzetten. In Emply hebben we hiervoor een editor gemaakt waarmee je op een makkelijke manier deze formulieren kan opmaken/vormgeven. Hieronder leggen we kort toe hoe je dit kunt doen.

  • Klik op het door jouw aangemaakte formulier onder Instellingen Formulieren
  • Je komt nu op een pagina uit waarmee je het formulier kan opmaken

 Afbeelding2.png

  • Klik op Voeg stappen toe en geef de stap een naam
  • Klap de stap open en je ziet een aantal opties

 Afbeelding3.png

  • Klik op Element toevoegen
  • Hier zie je een overzicht tussen nieuwe elementen en bestaande elementen. Hier staan allerlei opties tussen waarmee je jouw formulier kan vullen.

-Bij bestaande elementen zie je allerlei velden zoals adres, plaats, postcode etc.
-Bij nieuwe elementen zie je allerlei tegels waarmee je het formulier kan vullen. 

Afbeelding4.png

  • Met deze elementen kun je elke pagina van het formulier vormgeven. Wil je meerdere stappen in je formulier hebben, dan moet je extra stappen aanmaken binnen het formulier en deze opmaken.

Afbeelding5.png

  • Klik op het kolommen icoontje als je de pagina wilt opdelen in een linker en rechter kolom

Afbeelding6.png

  • Wanneer je tussendoor je wijzigingen wilt opslaan klik je op Veranderingen opslaan

Afbeelding7.png 

Let op! We raden om goed te experimenten met de mogelijkheden binnen het opmaken van de formulieren. Er zijn teveel opties om hierin te behandelen maar kijk goed naar wat er mogelijk is en hoe jij graag je formulieren wilt hebben.

Formulieren verplaatsen naar een map

Om te voorkomen dat je allemaal losse formulieren krijgt in je overzicht is het aan te raden om de formulieren te sorteren door mappen aan te maken met een duidelijke naam en de formulieren hierin te verplaatsen. In onderstaande voorbeeld zullen we een map Test aanmaken en ons testformulier hier naartoe verplaatsen.

  • Klik op Nieuwe map

Afbeelding8.png

  • Voer de titel in van de map

Afbeelding9.png

  • Klik op Opslaan en de map is aangemaakt.
  • Selecteer het eerder aangemaakte formulier en klik onderaan het scherm op Verplaatsen

Afbeelding10.png

  • Selecteer in het dropdown de map Test
  • Klik op Opslaan en het formulier wordt verplaatst naar de map Test.

Verwijderen, dupliceren en archiveren van formulieren

Om het werken met formulieren nog makkelijker te maken kun je een formulier ook dupliceren (dan hoef je niet telkens een heel formulier opnieuw te maken), archiveren en verwijderen. Wanneer je een formulier selecteert zie je onderstaande opties staan.

Afbeelding11.png

  • Om een formulier te dupliceren klik je op Dupliceren
  • Om een formulier te archiveren klik je op Archief. Het formulier zal nu onder het archief komen te staan.
  • Om een formulier te verwijderen ga je eerst naar het archief, je selecteert het formulier en je klikt op Verwijderen

 

Veelgestelde vragen

Q: Wat zijn die gedeelde elementen op deze pagina?

A: Dat zijn de elementen welke je zag staan onder bestaande elementen. Deze elementen zijn binnen alle Emply systemen gedeeld en kan iedereen dus gebruiken. Enkel de elementen die je nieuw (nieuwe elementen) maakt, zijn enkel voor jouw systeem en worden niet gedeeld met andere Emply systemen.
 

Q: Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik enkel bepaalde formulieren zie in mijn overzicht?

A: Je kunt hiervoor een Filter gebruiken. Bovenaan de pagina Formulieren zie je een optie Filter staan waarmee je een filter kan instellen. Deze filter kan je vervolgens aanzetten door deze aan te sliden met de slider naast Filter. 

Afbeelding12.png